Sistema de inventario: métodos para controlar el stock del depósito

El sistema de inventario es un proceso básico para todo tipo de empresas y, en especial, para aquellas que gestionan un número muy variado de productos. Conocer la localización exacta de las referencias evita errores y retrasos en las tareas de almacenamiento y preparación de pedidos.

Con un sistema de inventario adecuado, las compañías pueden calcular la cantidad de productos que necesitan para prestar servicio, asegurar la distribución de la mercadería en los plazos acordados e, incluso, hacer frente a cambios imprevistos en la demanda.

¿Qué es un sistema de inventario?

Un sistema de inventario consiste en un conjunto de normas y procedimientos que utilizan las empresas para conocer la cantidad exacta de productos de que disponen. Este proceso les permite saber qué artículos están a punto de terminarse y así organizar su reabastecimiento con antelación para prevenir posibles roturas de stock.

Las compañías que registran las entradas y salidas de mercadería en el depósito pueden determinar el nivel de rotación para cada artículo y elaborar una estrategia de abastecimiento efectiva que garantice un servicio ininterrumpido.

Igualmente, el control del stock ayuda a identificar descuadres entre el inventario físico ─las existencias ubicadas en las estanterías─ y el teórico o contable ─el que está registrado en un software de gestión de depósitos, en un ERP o en un Excel─.

Con un sistema de inventario, las empresas pueden identificar qué mercadería es indispensable para la operativa diaria e, incluso, calcular el stock de seguridad necesario ante un posible aumento de la demanda.

Tipos de sistemas de inventario

Cada compañía adapta el sistema de inventario a su tipo de negocio, producto o flujos de trabajo. Este procedimiento dependerá de cuestiones como, por ejemplo, la naturaleza de la mercadería (si son materias primas o productos terminados) o del proceso logístico (si los artículos están almacenados o están moviéndose a lo largo de la red logística).

Cabe diferenciar dos sistemas de inventario distintos en función de la periodicidad con la que se lleva a cabo el control del stock en el depósito:

• Inventario periódico. Es un inventario que se realiza de modo manual y periódico (por ejemplo, cada mes, trimestre, semestre o una vez al año).
• Inventario permanente. Gracias a la digitalización, la cantidad de mercadería de que dispone una compañía se mantiene actualizada en tiempo real, lo que posibilita llevar un control estricto del stock.

Los sistemas de inventario periódico o permanente ayudan a llevar un control de las existencias disponibles en el depósito. La elección de un sistema u otro dependerá del tamaño de la empresa, de los flujos internos de mercadería, de los recursos disponibles y de la cantidad de stock en el depósito.

¿Cómo funciona un sistema de inventario periódico?

El sistema de inventario periódico consiste en conocer los niveles de stock disponibles durante un periodo de tiempo concreto. Por regla general, la fecha exacta en la que se va a hacer el conteo se establece con anterioridad para poder organizar el trabajo de forma correcta. Las empresas suelen hacerlo en épocas de menor actividad empresarial a fin de evitar interferencias con otras tareas.

Una de las particularidades del sistema de inventario periódico es que no necesita ningún soporte informático para su ejecución. Los operarios recorren el depósito contando y anotando los productos almacenados en cada ubicación. Además, pueden aprovechar para verificar visualmente si los productos se encuentran en buen estado.

Sin embargo, el inventario periódico presenta algunos inconvenientes: al tratarse de una operativa manual, el riesgo de cometer errores es elevado. Asimismo, este método requiere tiempo y obliga a detener completa o parcialmente los trabajos en el depósito para hacer el conteo de los productos en cada ubicación. La compañía conoce el estado del stock en un momento concreto, pero no en tiempo real, por lo que pueden producirse desajustes.

¿Cómo funciona un sistema de inventario permanente?

En el sistema de inventario permanente, la mercadería se mantiene actualizada en tiempo real. Con este proceso, las empresas pueden controlar el stock que poseen en su depósito en todo momento.

Para llevar un control tan preciso de los productos, las compañías recurren a la tecnología, porque proporciona información detallada sobre la situación de todas y cada una de las existencias. Una de las tecnologías que controlan el stock es el sistema de gestión de depósitos como, por ejemplo, Easy WMS de Mecalux.

Para monitorizar los movimientos de mercadería, el software registra los artículos que se han recibido y despachado y, a la vez, envía instrucciones a los operarios sobre qué hacer con cada uno de ellos. Los trabajadores del depósito se sirven de pistolas de radiofrecuencia conectadas con el software para identificar las etiquetas de los productos.

Un sistema de inventario permanente garantiza la trazabilidad completa de los productos. El software monitoriza todas las etapas por las que pasa un producto a lo largo de la cadena de suministro y, por tanto, conoce su localización exacta. Gracias a hacer un recuento constante del inventario, las empresas previenen las roturas de stock.

Las ventajas que aporta un software logístico para controlar el stock compensan la inversión inicial que requiere implementar esta tecnología en el depósito. El inventario permanente con un sistema de gestión de depósitos elimina errores y proporciona una mayor flexibilidad para afrontar cambios en el mercado como sucede con un aumento en el número de pedidos.

Software para un sistema de inventario permanente

Un software de inventario es un programa informático que facilita la gestión de la mercadería. Las empresas con un stock muy variado pueden recurrir a este tipo de software para automatizar la gestión del inventario y evitar errores.

Con un programa de inventario, las compañías pueden organizar con antelación tareas como el abastecimiento. Ese sería el caso de la empresa dedicada a la venta de discos e instrumentos musicales Gonher. La compañía digitalizó su depósito en México con el propósito de llevar un control más estricto de la mercadería. En el momento en que el último producto de una referencia se ha retirado de su ubicación y, por tanto, se ha terminado, Easy WMS de Mecalux genera automáticamente la orden de reabastecimiento.

Por otra parte, el software de inventario es imprescindible para controlar la trazabilidad de los productos. Es una operativa fundamental, por ejemplo, para la empresa francesa de productos fitosanitarios Maison François Cholat. Con el software de Mecalux, la compañía puede hacer un seguimiento estricto de la mercadería y rastrear su recorrido: "Siempre nos hemos preocupado por la trazabilidad. Necesitábamos un software que nos permitiera encontrar un cliente al que se le vendió un producto específico y que registrara información relevante sobre la mercadería como la fecha de producción o el número de lote", afirma Morgane Cholat, responsable de Logística de la firma.

La digitalización del sistema de inventario

El sistema de inventario es un proceso clave para que las compañías puedan prestar un buen servicio a los clientes. Saber qué productos hay disponibles en el depósito es el punto de partida para poder preparar los pedidos con eficiencia.

En un contexto en que los depósitos cuentan con más referencias ─principalmente por el auge del e-commerce─, la tecnología puede ayudar a las empresas a conocer el estado de todos los productos con el máximo detalle. Si estás interesado en conocer más sobre cómo automatizar la gestión de tu depósito, no dudes en contactar con nosotros. Un consultor experto te asesorará sobre la mejor solución de software para tu compañía.