Programas de gestión de depósito: software para garantizar el rendimiento logístico

El auge de los programas de gestión de depósitos es una consecuencia evidente del crecimiento que ha experimentado la logística en los últimos años, provocada en parte por la consolidación del e-commerce. Según la consultora estadounidense Grand View Research, se estima que el mercado global de los programas de gestión de depósitos alcanzará una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR por las siglas en inglés de Compound Annual Growth Rate) de un 15,3 % entre 2021 y 2028. 

Las empresas que incorporan este software logran sacarle el máximo partido a su logística, rebajando costos y aumentando considerablemente el rendimiento de toda la cadena de suministro. Pero, ¿en qué consisten los programas de gestión de depósitos? ¿Cómo funcionan? Lo explicamos a continuación. 

¿Qué son los programas de gestión de depósito? 

Los programas de gestión de depósito, también conocidos como sistema de gestión de depósitos (WMS), son softwares diseñados específicamente para controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas de un depósito.

Con la implementación de un WMS, todas las operaciones realizadas en el depósito se ejecutan con mayor rapidez, facilidad y precisión. Este tipo de programa se puede instalar en depósitos manuales (sin automatizar), semiautomáticos y en instalaciones completamente automatizadas.

Su implantación puede hacerse en su modalidad SaaS (Software as a Service), es decir, en la nube. Entre todas las ventajas de tener un WMS en la nube, destacan la accesibilidad a todas sus herramientas desde cualquier dispositivo conectado a internet y su habilidad para gestionar múltiples depósitos situados en distintas localizaciones.

Funciones de los programas de gestión de depósito

A grandes rasgos, estas son las principales funciones logísticas que llevan a cabo los programas de gestión de depósito:

• Organización de entradas en el depósito. Esta funcionalidad incluye las recepciones, la captura de datos logísticos (por ejemplo, el lote al que pertenece la carga, su caducidad, peso, temperatura, número de serie, etc.) y el etiquetado de los contenedores y la mercadería.
• Gestión de la ubicación de las unidades de carga. A fin de optimizar el flujo de movimiento de mercadería, el software gestiona su emplazamiento mediante reglas y estrategias previamente definidas (por ejemplo, el método ABC de clasificación de inventarios), el cross-docking y la gestión de la reposición y la consolidación.
• Control de stock. Los programas de gestión deben ser capaces de proporcionar información completa y útil sobre el stock. Para ello, incorporan varias funciones como, por ejemplo, la visualización del mapa del depósito, la gestión de ubicaciones y del estado del stock, el cálculo de rotación de los artículos y el inventario.
• Gestión de expediciones. Esta función incluye la gestión de la preparación de la carga, los procesos de picking, el etiquetado y documentación de las expediciones, la carga en los vehículos de transporte y, por último, la comunicación al ERP del cierre de expedición.

Al margen de estas funcionalidades principales, los sistemas de gestión de depósito están capacitados para desarrollar funciones más complejas como la preparación de pedidos, el reabastecimiento de mercadería a las líneas de producción o la gestión multidepósito.

Integración del WMS y diferencias con un ERP

Los programas de gestión de depósito están conectados de forma ininterrumpida y bidireccional con el resto de aplicaciones informáticas que trabajan en el depósito. Entre ellas, el ERP (Entreprise Resource Planning), un software de gestión empresarial integrado. Los ERP más populares que ofrece el mercado son Microsoft, Oracle, SAP o Sage, entre otros. 

Aunque trabajan en sintonía, el WMS y el ERP no usan la misma plataforma ni están diseñados para cumplir con la misma función. El sistema ERP crea y mantiene las bases de datos maestras (alta de nuevos productos y proveedores, envío de órdenes de pedido al depósito o generación de facturas). El WMS, por su parte, notifica los datos del inventario al ERP y los actualiza cuando, por ejemplo, se recibe mercadería en el depósito o se expiden pedidos. 

Los WMS, especializados en la gestión de depósitos, aportan un control del inventario mucho más estricto que un ERP. Este tipo de programa avanzado, por ejemplo, utiliza algoritmos para organizar el número de ubicaciones disponibles en base a criterios de eficiencia y optimización (slotting), ofreciendo una total trazabilidad de los productos. 

Cómo elegir el mejor programa de gestión de depósito

¿Qué factores es importante considerar a la hora de elegir un programa de gestión de depósito en línea con tus necesidades logísticas?

• Ventajas que aporta a las operativas manuales. Es fundamental definir qué impacto tendrá el WMS sobre las personas implicadas en el día a día del depósito. En otras palabras, cómo optimizará el trabajo de operarios, jefes y directores de logística. 
• Integración con el resto de softwares. Además de la integración con el ERP, el programa elegido debe ser capaz de conectarse al sistema de control del depósito (WCS), a sistemas de picking automático (pick-to-light y voice-picking), sistemas de radiofrecuencia, plataformas de venta e-commerce y equipos de impresión, entre otros.
• Adaptabilidad con las operativas y las características del sector. Un WMS debe ser flexible y escalable a fin de ajustarse a las operativas que se efectúan en el depósito. Igualmente, es preferible que pueda personalizarse en función de las necesidades específicas de cada sector.
• Servicio de soporte. Contar con un servicio posventa de calidad y soporte 24/7 es un factor determinante en la elección del programa de gestión.
• El costo y el ROI. Se debe valorar cuál es la inversión inicial y calcular qué ventajas proporciona el WMS, así como el porcentaje de retorno que se obtendrá. 

Los programas de gestión de depósito más potentes son capaces de adecuarse a realidades logísticas complejas, como aquellas en las que hace falta controlar varios depósitos a la vez.

Easy WMS: programa de gestión de depósito

Falta de productividad, incremento de los costos operativos o inventarios descuadrados son algunos de los problemas más comunes que aparecen en la cadena de suministro. 

En un entorno en el que las empresas apuestan cada vez más por la innovación y la tecnología más avanzada (desde el big data hasta el internet de las cosas industrial), un programa de gestión de depósitos como Easy WMS de Mecalux permite sacar el máximo rendimiento a la cadena de suministro.

Easy WMS sobresale, entre otros aspectos, por ofrecer:

• Control del stock en tiempo real
• Disminución de costos logísticos
• Incremento de la capacidad de almacenamiento
• Reducción de las tareas de manipulación
• Eliminación de errores
• Picking de alta precisión y velocidad
• Adaptación a las nuevas necesidades e-commerce
• Gestión de operativas omnicanal
• Rápido retorno de la inversión

Asimismo, Easy WMS dispone de distintos módulos y funcionalidades que lo convierten en un WMS muy preparado para resolver las necesidades logísticas de cualquier empresa, independientemente de su sector.

WMS para un máximo rendimiento logístico

Los programas de gestión de depósito se encargan de gestionar digitalmente todos los procesos y operaciones que tienen lugar en un depósito (entre ellos, la gestión del stock, el control de entradas y salidas o la gestión de la ubicación de las unidades de carga). Su implementación es crucial si quieres que tu cadena de suministro sea eficiente y optimizada. 

Si todavía no cuentas con un WMS o el que tienes instalado en tu depósito no se ajusta a tus necesidades, contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo acceder a un WMS adaptado a tus necesidades que te permita sacar el máximo rendimiento a tu logística.