Características y funcionalidades clave de un software WMS moderno

Las funcionalidades de un sistema de gestión de almacenes (WMS) son uno de los principales aspectos que conviene analizar antes de digitalizar los procesos logísticos de una empresa. Más allá de controlar el inventario, un WMS puede incorporar herramientas para coordinar operaciones más complejas, como el abastecimiento de producción o la distribución de mercaderías entre establecimientos.

En este artículo repasamos las funcionalidades que debería ofrecer un sistema WMS de gestión de almacenes y los criterios que conviene evaluar antes de elegir una solución.

Las funcionalidades de un sistema WMS de gestión de almacenes

Las funcionalidades de un WMS son el conjunto de herramientas que utiliza el sistema para coordinar las operaciones de una instalación logística. Intervienen en tareas como la recepción de mercaderías, el control del stock o la preparación de pedidos. Sin embargo, como no todos los depósitos son iguales, contar con un software flexible es clave para adaptar los procesos a las necesidades específicas de la empresa.

En muchos casos, estas funcionalidades se organizan en módulos que pueden incorporarse según los requisitos del negocio. De este modo, las capacidades de un WMS pueden variar considerablemente de una solución a otra.

Al elegir un software, es recomendable mirar más allá de las necesidades actuales del depósito. Un WMS con las funcionalidades adecuadas podrá adaptarse a nuevos procesos sin tener que reemplazar el sistema cuando la logística evolucione.

Lista de funcionalidades que debería tener un WMS moderno

No todos los sistemas WMS de gestión de almacenes utilizan las mismas funcionalidades. Mientras que algunas son imprescindibles para cualquier instalación logística, otras responden a necesidades específicas, como la automatización, la gestión de múltiples canales de venta o la integración con otros sistemas. La siguiente tabla resume las principales capacidades que puede ofrecer un WMS moderno y sirve como guía de los aspectos que se desarrollan a continuación.

Características y funcionalidades esenciales de un WMS

Las funcionalidades de un WMS abarcan desde el control del inventario hasta la preparación de pedidos. A continuación, mostramos cómo distintas empresas las aplican en sus operaciones diarias.

Visibilidad del inventario en tiempo real

El WMS conoce en todo momento la cantidad disponible de cada referencia y su ubicación exacta. Esta información se actualiza automáticamente con cada recepción, cambio o despacho, lo que permite consultar el inventario en tiempo real, localizar rápidamente cualquier producto y mejorar la planificación de las operaciones. 

La visibilidad del inventario en tiempo real fue uno de los motivos que llevó a Electrolux a instalar el software Easy WMS de Mecalux en su depósito de Colombia. Con esta solución, la firma gestiona más de 250.000 referencias sin errores. 

Recepción de mercaderías

El software del depósito verifica la información del envío, gestiona incidencias y decide una ubicación antes de que la mercadería pase a formar parte del inventario. Si la empresa trabaja con advanced shipping notice (ASN), el sistema puede identificar los artículos y reservar el espacio donde se depositarán antes incluso de ingresar al depósito.

Así ocurre en ICF, fabricante italiano de tornillos y sistemas de fijación. El ERP comunica a Easy WMS los productos que van a llegar para que determine el lugar más adecuado mediante un conjunto de reglas y algoritmos. De este modo, la compañía mantiene la trazabilidad de sus 1.500 referencias.

Ubicación automática

El WMS decide dónde almacenar la mercadería según criterios como la rotación o las características de la carga, asignando a cada producto la ubicación más adecuada para agilizar los movimientos internos y evitar desplazamientos innecesarios. Una distribución estratégica del stock optimiza el espacio y facilita todas las operaciones.

Easy WMS reserva una ubicación a cada referencia del laboratorio dermatológico Innoaesthetics teniendo en cuenta variables como el nivel de demanda. El software aplica el método FIFO (first in, first out) para que los primeros productos que ingresan al depósito sean también los primeros en despacharse.

Reabastecimiento

El reabastecimiento garantiza que las zonas de trabajo dispongan siempre de stock. El WMS supervisa las existencias y genera órdenes de reposición cuando detecta que es necesario trasladar mercadería desde reservas.

En Unidroco, mayorista español de droguería y perfumería, Easy WMS coordina la reposición automática de productos sin interrumpir la preparación de pedidos. Las ubicaciones de picking disponen siempre del stock necesario.

Preparación de pedidos

El WMS organiza la preparación de pedidos de forma eficiente, priorizando las órdenes según su urgencia y fecha de entrega y definiendo las rutas más adecuadas para que los operarios recorran el depósito en el menor tiempo posible. Para guiar y agilizar estas operaciones, el sistema se integra con tecnologías como terminales de radiofrecuencia, voice picking o sistemas pick-to-light.

En Gibon, mayorista esloveno de componentes electrónicos con 3.000 pedidos diarios, el picking es uno de los procesos más exigentes, ya que concentra el 85% del tiempo de trabajo. Desde su implantación, la firma ha pasado de preparar los pedidos uno a uno a completar hasta 32 pedidos en un mismo recorrido.

‘Packing’ y despachos

El WMS verifica que cada envío sea correcto antes de salir del depósito. El sistema genera las etiquetas, valida cada paquete y comprueba que el contenido coincida con el pedido, además de asegurar que se incluya la documentación correspondiente. De este modo, se reducen los errores de despacho y se garantiza que la mercadería llegue al cliente correctamente identificada y preparada para su transporte.

Personalizar cada envío sin cometer errores resulta fundamental cuando una empresa vende a través de varios canales. En el depósito de la marca francesa de moda Rouje, el módulo Servicios de Valor Añadido (VAS) de Easy WMS envía instrucciones durante el embalaje para incorporar elementos específicos cuando corresponde, como por ejemplo una tote bag. 

Recuentos

En este proceso se comprueba que las existencias registradas en el sistema coincidan con la mercadería disponible. El WMS organiza conteos cíclicos sin interrumpir la actividad del depósito y actualiza el inventario cuando detecta diferencias.

Antes de implantar Easy WMS, un operario de Établissements Moiret podía tardar varias semanas en completar el inventario físico. “Con Easy WMS, tan solo necesita una hora”, indica este distribuidor francés de especias y condimentos. 

Informes y analítica

Un buen WMS también recopila y analiza información para facilitar la toma de decisiones. A través de dashboards e informes personalizables, los responsables logísticos pueden consultar indicadores como la ocupación del depósito, el nivel de stock, la productividad de los operarios, el estado de los pedidos o los tiempos de preparación y despacho. Estos datos permiten detectar oportunidades de mejora, anticiparse a posibles inconvenientes y evaluar el rendimiento de la instalación.

En Browne, fabricante canadiense de utensilios de cocina, Easy WMS proporciona datos sobre la ocupación, que se mantiene entre el 80% y el 90%, o la productividad de los operarios, capaces de alcanzar las 150 líneas por hora con una precisión superior al 99%.

Características avanzadas de un sistema WMS de gestión de almacenes

Además de las funcionalidades básicas, algunos WMS incorporan capacidades avanzadas para gestionar procesos más complejos. Estas herramientas amplían el alcance del software y permiten responder a nuevas exigencias.

Slotting para WMS

Una buena organización de la mercadería influye en todos los procesos del depósito. Con una funcionalidad de slotting, el WMS determina la mejor ubicación a partir del estudio de la demanda actual, histórica o prevista.

Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux ofrece el módulo Slotting para WMS, que analiza la rotación de los productos y propone cambios de ubicación. El objetivo es reducir desplazamientos y mejorar el rendimiento.

Labor Management System (LMS)

Esta solución aporta una visión detallada de la actividad del depósito. A partir de los datos recopilados, los responsables logísticos pueden conocer el estado de los procesos, dimensionar los recursos necesarios e identificar oportunidades de mejora para aumentar la productividad.

Easy WMS dispone del módulo Labor Management System (LMS), que compara el rendimiento previsto con el real para detectar desviaciones y mejorar la asignación de recursos.

Yard Management System (YMS)

En los muelles de carga se concentran las recepciones y los despachos de mercadería. Un WMS coordina la llegada de camiones, asigna muelles y prioriza las operaciones según la urgencia o la disponibilidad.

Con el módulo Yard Management System (YMS) de Easy WMS, los responsables logísticos pueden planificar las citas de carga y descarga para reducir los tiempos de espera y evitar cuellos de botella.

Multi-Carrier Shipping Software

El WMS automatiza la comunicación con los transportistas, genera la documentación necesaria y permite configurar distintos modos de empaquetado según el cliente, la agencia o el tipo de servicio.

Esta capacidad está disponible en Easy WMS mediante Multi-Carrier Shipping Software, un módulo que canaliza los despachos con múltiples transportistas desde una única plataforma.

Store Fulfillment

Las empresas que disponen de distintos establecimientos físicos pueden emplear esta funcionalidad para gestionar su inventario. El WMS sincroniza el stock y las operaciones entre los depósitos y la red de tiendas.

Con el módulo Store Fulfillment, Easy WMS ejecuta tareas como las reposiciones, los traspasos de mercadería o las devoluciones entre varios establecimientos.

WMS para Producción

Las compañías que poseen centros conectados con producción emplean el WMS para asegurar que las líneas de fabricación dispongan de las materias primas imprescindibles, además de para dar de alta los productos terminados a medida que se crean.

El módulo WMS para Producción de Mecalux ordena al MES (manufacturing execution system) el suministro a fabricación. Al mismo tiempo, da de alta los artículos terminados que se han creado durante la jornada.

Integración con Marketplaces

Las empresas que venden sus productos a través de distintos canales pueden integrar el WMS con marketplaces y plataformas de comercio electrónico. El sistema sincroniza los pedidos, el inventario y el estado de los envíos para mantener la información actualizada y minimizar las tareas manuales.

En el caso de Mecalux, el módulo Integración con Marketplaces es compatible con los principales marketplaces del mercado, como Amazon o eBay, y con las plataformas de e-commerce más populares, como Prestashop, entre otras. 

Software para operadores logísticos (3PL)

La logística 3PL destaca por su complejidad. Estos proveedores gestionan mercadería de distintas empresas y coordinan actividades como el abastecimiento, el almacenamiento, la preparación y la distribución de pedidos.

El módulo Software para operadores logísticos (3PL) de Easy WMS mantiene separado el inventario de cada cliente, al que informa sobre el estado de su stock. Además, adapta los procesos a cada compañía y registra automáticamente los servicios realizados para facilitar su facturación.

Servicios de Valor Añadido (VAS)

La personalización de artículos y pedidos es una práctica cada vez más habitual. Por ejemplo, los negocios pueden utilizar embalajes sustentables, incorporar etiquetas con su logo o marca, agregar papeles o virutas de colores o incluir tarjetas impresas, entre otras opciones.

Easy WMS dispone del módulo Servicios de Valor Añadido (VAS), un sistema que envía instrucciones a los operarios y garantiza que cada tarea se ejecute siguiendo los requisitos definidos para cada pedido.

Capacidades técnicas que debe tener el software de depósito

Más allá de las funcionalidades orientadas a la logística, un WMS debe cumplir una serie de especificaciones técnicas que faciliten su implantación e integración con el negocio. Estos aspectos influyen tanto en el rendimiento del sistema como en su capacidad para adaptarse al crecimiento de la empresa.

Cloud / SaaS

Un WMS en modalidad software as a service (SaaS) se aloja en la nube, por lo que no necesita disponer de servidores propios para implantar el software. Los usuarios pueden acceder al sistema desde un navegador web o una aplicación móvil, mientras que el proveedor gestiona el mantenimiento y despliega las actualizaciones mediante un modelo de suscripción.

En el caso de Mecalux, Easy WMS está disponible en modalidad SaaS, lo que agiliza la implantación del software y permite ampliar o reducir el número de licencias según las necesidades de cada empresa mediante un modelo de suscripción.

Integración con el ERP

La integración con el ERP posibilita que el WMS se conecte con el resto de la compañía. Pedidos, inventario y despachos se actualizan en ambos sistemas, evitando tareas repetidas y garantizando que todas las áreas compartan la misma información.

API

Las API permiten que el WMS se conecte con otras aplicaciones. A través de ellas, el software puede intercambiar información con sistemas de gestión del transporte (TMS) o de la producción (MES), además de incorporar nuevas herramientas a medida que evoluciona la empresa.

Sincronización en tiempo real

Un WMS moderno intercambia información con el resto de los sistemas en tiempo real. De este modo, cualquier recepción, movimiento de mercadería o despacho se registra al instante y se evita que distintos departamentos trabajen con datos desactualizados.

Configurabilidad y personalización

Un WMS permite configurar flujos de trabajo, reglas o permisos para adaptarse a la operativa de cada empresa. Cuando se requieren funciones muy específicas, también es posible incorporar desarrollos personalizados.

Escalabilidad

La logística evoluciona con el tiempo. Un WMS escalable puede gestionar un mayor volumen de pedidos, nuevas referencias o depósitos adicionales sin perder rendimiento. De este modo, el negocio puede crecer sin sustituir el software.

Experiencia de usuario

Un WMS debe presentar los procesos de forma clara para que los operarios ejecuten las tareas con rapidez. Además, una interfaz intuitiva facilita la navegación entre los distintos menús y el acceso a la información en cada momento.

Easy WMS de Mecalux dispone de una interfaz para terminales de radiofrecuencia que organiza los contenidos según cada proceso, con filtros, iconos y opciones de mensajería que facilitan la comunicación entre los equipos.

Inteligencia artificial

La IA se está incorporando progresivamente a los WMS para analizar grandes volúmenes de datos, detectar patrones y generar recomendaciones. Gracias a estas capacidades, los responsables de la supply chain pueden anticipar necesidades, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones.

Funcionalidades del WMS para depósitos automáticos

Un software de gestión moderno debe poder comunicarse con equipos y sistemas automáticos, incluso aunque sean de distintos fabricantes. La integración con soluciones robotizadas permite ejecutar los movimientos de mercadería.

WES y WCS

En un depósito automático intervienen múltiples sistemas que trabajan a la vez. Mientras que un warehouse execution system (WES), como Easy WES de Mecalux, organiza las operaciones y asigna las tareas a los equipos, un warehouse control system (WCS) como Easy WCS controla el funcionamiento de las máquinas y les transmite las órdenes correspondientes. La comunicación entre ambas soluciones y el WMS mantiene sincronizada toda la actividad.

AGV

Los vehículos de guiado automático (AGV) trasladan mercadería entre distintos puntos del depósito siguiendo rutas predefinidas. Al integrarse con el WMS, reciben las órdenes que indican el origen y el destino de cada movimiento.

Easy WMS cuenta con una funcionalidad de integración con AGV que permite enviar instrucciones a estos vehículos y supervisar su ejecución. La solución puede comunicarse con modelos de otros fabricantes.

AMR

Los robots móviles autónomos (AMR) son vehículos inteligentes capaces de transportar cargas ─tanto pallets como cajas─ en espacios interiores con total independencia. Conectados con el WMS, reciben las órdenes y comparten información sobre el estado de cada operación para mantener sincronizados los movimientos de mercadería.

Los AMR de Mecalux trabajan junto con software de gestión de flotas, integrado con Easy WMS, que supervisa la flota de robots y optimiza los desplazamientos dentro del depósito.

Transportadores y almacenamiento automático

Los depósitos automáticos gestionan la mercadería sin intervención manual. Mientras los transportadores desplazan pallets o cajas entre las distintas zonas de la instalación, los transelevadores depositan y extraen los productos de sus ubicaciones. El WMS determina las tareas que deben realizarse y comunica las órdenes a los sistemas que controlan los equipos automáticos, manteniendo actualizado el inventario en tiempo real.

Pallet Shuttle

El Pallet Shuttle es una solución de alta densidad equipada con carros eléctricos que desplazan los pallets de forma automática por el interior de los canales de almacenamiento. En las versiones semiautomáticas, los operarios utilizan autoelevadores para introducir el shuttle en cada canal y trasladarlo de una ubicación a otra, mientras que el WMS organiza las órdenes de almacenamiento y extracción y controla el inventario en tiempo real.

Easy WMS incorpora el módulo Integración con Pallet Shuttle para enviar las órdenes de entrada y salida de mercadería a los shuttles y mantener actualizado el inventario. En las versiones automáticas, como Pallet Shuttle Automático 3D, el WMS coordina las operaciones junto con un software de gestión de flotas, que distribuye las órdenes entre los equipos y supervisa sus desplazamientos.

Cobots

Los robots colaborativos (cobots) trabajan junto a los operarios para automatizar tareas repetitivas o de precisión sin sustituir su intervención. Pueden participar en procesos como el picking, el paletizado, el despaletizado o la manipulación de artículos. Integrados con el WMS, reciben órdenes de trabajo y comunican cada paso que ejecutan.

Easy WMS: un sistema de gestión de almacenes preparado para operativas avanzadas

Elegir un sistema de gestión de almacenes implica valorar mucho más que sus funcionalidades básicas: también debe adaptarse a nuevos procesos y comunicarse con otros sistemas. Easy WMS reúne todas estas capacidades en una plataforma flexible que se adapta a todo tipo de instalaciones. Gracias a su arquitectura modular y a su compatibilidad con el resto del ecosistema de Mecalux y con soluciones de terceros, acompaña a las empresas en la transformación y evolución de su logística.