El valor de la auditoría logística

Una auditoría logística consiste en un análisis externo e imparcial de la eficiencia de las operativas de una compañía, de los flujos de transporte de mercadería, de la exhaustividad del control de inventario y del aprovechamiento de la capacidad de sus depósitos, entre otras cuestiones.

En este artículo veremos por qué es recomendable realizar auditorías logísticas periódicas para evaluar el estado de las instalaciones, la eficiencia en el control del stock o la optimización de las rutas de transporte.

¿En qué consiste una auditoría logística?

Las auditorías logísticas son análisis del rendimiento de la logística de una empresa. Estos estudios, que se llevan a cabo por empresas especializadas, examinan la eficiencia de las tareas propias de un depósito y de los flujos de transporte de mercaderías, entre otros. El objetivo es identificar errores e ineficiencias en la organización y proponer soluciones para aumentar su eficiencia logística.

¿Por qué es importante que se externalicen estos análisis? Las auditorías no solo involucran el departamento pertinente ―en este caso el logístico―, sino también otras áreas como, por ejemplo, gerencia, ventas, compras o IT. Por este motivo, para que no existan divergencias ni confrontaciones entre departamentos y para que la auditoría sea veraz y ajustada a los datos, es imprescindible dejar estos estudios en manos de un tercero.

Estas evaluaciones posibilitan la detección y corrección de errores en la planificación logística y la implementación de soluciones para optimizar al máximo los recursos en el depósito. Para ello, la auditoría logística se sirve de la información que se recaba en todas las operaciones que tienen lugar en la instalación, además de apoyarse en datos de los diferentes proveedores y clientes finales. Esto permite evaluar el escenario logístico actual y valorar necesidades futuras y planificar también en torno a ellas.

Sin ir más lejos, una auditoría logística puede detectar la falta de optimización de la superficie de almacenamiento en un área muy concreta del depósito. Este análisis no solo se limita a identificar ineficiencias, sino a proponer soluciones: por ejemplo, en un depósito con referencias muy homogéneas sería recomendable sustituir sus sistemas de paletización convencional por racks penetrables, lo que le asegura aprovechar al máximo su capacidad de almacenamiento.

La auditoría logística pretende evitar situaciones perjudiciales, como roturas de stock de artículos de alta rotación, cuellos de botella en el abastecimiento a las líneas de producción o sobrecostos en el almacenamiento de producto por no disponer de los sistemas idóneos.

Aspectos a tener en cuenta en una auditoría logística

Una auditoría logística analiza el escenario actual y la planificación estratégica de la cadena de suministro de una compañía, a partir de una serie de KPI logísticos ―es decir, indicadores de rendimiento―. Para formular un análisis completo, toda auditoría ha de tener presente los siguientes puntos:

• Estudio de los procesos de depósito: eficiencia de las operativas en base a KPI como el número de recepciones/expediciones por hora, la ocupación del depósito, etc.
• Análisis de los ficheros de actividad: órdenes de entrada, pedidos u otra documentación para valorar los volúmenes de stock, la asignación de rotación, los criterios y reglas de ubicación de producto (slotting), etc.
• Valoración de la distribución del depósito: planificación logística, zonas de almacenamiento o de cross-docking, eficiencia de los sistemas de almacenamiento, layout, etc.
• Rendimiento del personal: distribución y rendimiento de los operarios, personal asignado a cada ruta de picking, etc.
• Actividad en rutas y muelles de carga: accesibilidad de los muelles de carga y descarga, sincronización con el carrier, rutas de envío idóneas, etc.

Para una auditoría más exhaustiva, resulta de gran ayuda que el cliente haya iniciado la transformación digital de su logística. De esta manera, la empresa auditora contará con información extensa y precisa sobre todos los procesos. Por ejemplo, un sistema de depóstio, como Easy WMS de Mecalux, recopila y estructura toda la información sobre cada uno de los procesos del depósito, permitiendo que el auditor disponga de datos clave para detectar fallos e ineficiencias.

Etapas de una auditoría logística

Toda auditoría logística tiene como objetivo que el almacenamiento de materias primas y de productos elaborados y la recepción y expedición de mercaderías lleguen a buen puerto. Para ello, se sirve de tres etapas clave:

• Análisis del escenario actual: el auditor recaba toda la información. En esta primera etapa se examina el funcionamiento actual de la logística, es decir, el layout de los depósitos, los sistemas utilizados, los movimientos de personal y de mercaderías.
• Estudio de datos y dictamen: una vez recogidos todos los datos, el auditor procede a analizarlos para calibrar el rendimiento en cada etapa logística con el fin de identificar las fortalezas y debilidades de la compañía.
• Propuesta de mejora: la parte final de la auditoría consiste en un informe donde se plantean soluciones para incrementar la eficiencia en todos los procesos logísticos, desde los recorridos de transporte hasta la gestión del espacio de almacenamiento.

En todo caso, cada auditoría dependerá de múltiples factores, como, por ejemplo, del número de depósito que disponga el cliente, del volumen de carga que se gestione en cada instalación o, incluso, del tipo de referencias que se almacenen en la nave.

Beneficios de una auditoría logística

Una auditoría logística examina paso a paso cada una de las etapas por las que pasa el producto dentro y fuera del depósito, a lo largo de la cadena logística. Gracias a este examen a conciencia, la compañía dispone de:

• Un diagnóstico actual sobre sus procesos: la auditoría logística analiza todos los procesos que tienen lugar en el depósito mediante unos indicadores de rendimiento, lo que permite que el responsable logístico obtenga una visión fidedigna de lo que sucede en las instalaciones y en las rutas de recepción y envío de mercadería.
• Coherencia en la planificación logística: la primera conclusión de toda la auditoría logística debe ser que cada una de las acciones y decisiones logísticas estén acorde con la estrategia de la compañía, marcada por el sector, el tipo de referencias, los clientes y proveedores, etc.
• Detección de errores: el diagnóstico exhaustivo al que se someten las operativas durante una auditoría logística facilita la identificación de ineficiencias.

En definitiva, una auditoría logística dota al responsable logístico de una visión detallada de cómo es el servicio logístico de una compañía, de cuáles son sus puntos fuertes y cuáles son aquellos aspectos a mejorar para optimizar al máximo los recursos en un depósito.

Digitalizar la recopilación de los KPI

La recopilación de información para conocer el rendimiento actual e histórico del depósito es clave para realizar una auditoría logística precisa. Por ese motivo, un sistema de gestión de depósitos como Easy WMS permite que el auditor cuente con toda la información detallada de los procesos que suceden en el depósito.

El software de Mecalux puede complementarse con la funcionalidad avanzada Supply Chain Analytics de Mecalux, un programa que segmenta y estructura los datos que recaba el WMS para que el responsable logístico cuente con una visión detallada de los procesos y pueda tomar decisiones basadas en las necesidades de la instalación. Precisamente de ello se beneficia el auditor logístico, pues este software se encarga de medir los KPI del depósito, como las órdenes expedidas por hora, el porcentaje de productos almacenados o el número de backorders, entre muchos otros.

Auditoría logística, clave para lograr una mayor eficiencia

Las auditorías analizan todo lo que sucede en la logística de una empresa con el objetivo de maximizar los recursos y ganar en productividad y eficiencia. La implementación de un software como Easy WMS de Mecalux ayuda a recopilar información valiosa para un estudio de este tipo, a fin de que el auditor y el responsable logístico tomen la mejor decisión para la logística de la compañía.

Si estás interesado en optimizar tus procesos y digitalizar tu logística, no dudes en contactar con nosotros. Un asesor experto te aconsejará sobre la mejor solución para tu compañía.