3 ejemplos de inventario en un depósito

27 agosto 2021

El inventario es un proceso en el que se refleja en un documento (físico o digital), de manera ordenada y detallada, el listado de las mercaderías que almacena una empresa. Para llevarlo a cabo, es necesario contrastar que las existencias de los productos que se encuentran almacenadas, así como sus cantidades y características, coincidan con lo que figura en el registro o sistema informático de la empresa.

Aunque existen diferentes tipos de inventario, todos tienen la misma finalidad: maximizar las ganancias minimizando los costos de almacenamiento. Todo ello, manteniendo los niveles de actividad y mejorando el grado de satisfacción del cliente.

Pero, ¿cómo hacer un inventario rápido y efectivo? En este post os mostramos tres ejemplos de inventario que nos permitirán entender mejor su funcionamiento: un inventario mediante Excel, otro con la ayuda de un software de inventario y un último en un depósito inteligente completamente robotizado.

1. Ejemplo de inventario en papel o Excel

Conservas Márquez —una empresa ficticia— produce y distribuye alimentos en conserva por todo el país. Dispone de un pequeño depósito con rack penetrables con capacidad para 300 pallets con producto terminado. Utiliza un sistema de almacenamiento compacto porque trabaja con pocas referencias, seis en total: espárragos, alcachofas, pimientos del piquillo, tomates, guisantes y judías.

Cada mes, el responsable del depósito aprovecha las horas valle para realizar de modo manual el inventario y así comprobar que los pallets que se han recibido y los que se han expedido coinciden con el número total de existencias que hay en el depósito. Para ello, recorre todo el depósito con el listado de productos en papel y se dedica a contar cuántos pallets hay de cada referencia. Después, introduce la información manualmente en una tabla de Excel.

Si el trabajo se hace correctamente, el número de pallets por cada referencia es igual a la diferencia entre las entradas y las salidas efectuadas a partir del último inventario realizado en Excel.

El depósito de Conservas Márquez empezó el mes con 300 pallets almacenados y, actualmente, dispone de 288 pallets. Este es el inventario de su depósito, el cual refleja las existencias con las que empezó por cada referencia, a la vez que las unidades de pallets que han entrado y salido del depósito en el mes:

INVENTARIO MENSUAL DE PRODUCTOS
CÓDIGO PRODUCTO DESCRIPCIÓN EXISTENCIAS MES ANTERIOR ENTRADAS SALIDAS STOCK
001 Espárragos 85 19 28 76
002 Alcachofas 80 31 39 72
003 Pimientos del piquillo 55 16 14 57
004 Tomates 40 9 12 37
005 Guisantes 20 11 6 25
006 Judías 20 7 6 21
TOTAL   300 93 105 288

La realización del inventario con papel es la forma más básica de hacerlo, únicamente viable en aquellas empresas que cuenten con unos niveles de stock y de entradas y salidas muy bajos, como es el caso de Conservas Márquez. Si estas compañías aumentan su volumen de negocio, es recomendable que recurran a la digitalización a fin de evitar errores y dinamizar sus operativas.

2. Ejemplo de inventario con software especializado

Tras un importante aumento de las ventas, Conservas Márquez ha ampliado su depósito con la intención de alojar un mayor número de productos terminados. Concretamente, cuenta con un depósito con capacidad para 4.000 pallets donde sigue gestionando las mismas referencias, pero ahora lo hace con el sistema Pallet Shuttle. Este método de almacenaje, también por compactación, agiliza los movimientos al ser un carro automático el responsable de mover los pallets por el interior de las estanterías. 

Para realizar el inventario, dispone de un software de inventario como, por ejemplo, Easy WMS, un programa de gestión de depósitos creado para ayudar y facilitar la gestión de la mercadería de una empresa. Integrado con el ERP de la compañía, el programa automatiza las entradas y salidas de los productos que se producen en el depósito.

Antes de empezar a realizar el inventario, es preciso introducir en el WMS toda la información relacionada con los artículos con los que trabaja Conservas Márquez: descripción, unidad de medida, atributos, imagen, peso, etc. Con toda la información de los artículos incluida en la base de datos, el programa genera una etiqueta para cada artículo que se adhiere al stock existente.

Para agilizar todo el proceso, los operarios del depósito se sirven de terminales de radiofrecuencia con los que leer los códigos de barras y dar de alta en el sistema cada artículo que entra en el depósito. También se hace lo propio con cada expedición. De ese modo, queda registrada cada recepción y expedición de la mercadería en el sistema. 

Además, cada cierto tiempo (como mínimo, una vez al año), es aconsejable hacer un inventario físico, que consiste en recorrer el depósito contando las existencias una a una. Con ello se contrastan las existencias reales del depósito con las registradas en el inventario teórico o contable (que gestiona el WMS).

Con un sistema como Easy WMS, el responsable del depósito posee un inventario permanentemente actualizado, en el que consultar el stock disponible, su ubicación exacta, el tipo de contenedor en el que está alojado, etc.

Captura de pantalla de Easy WMS con el listado del stock disponible en el almacén
Captura de pantalla de Easy WMS con el listado del stock disponible en el depósito 

3. Ejemplo de inventario en un depósito completamente robotizado 

Conservas Márquez ha automatizado por completo su logística para poder hacer frente a su plan de expansión. Su depósito se ha quedado pequeño al aumentar el ritmo de producción, por lo que ha construido un depósito autoportante automático con capacidad para 30.000 pallets gestionado mediante el software Easy WMS. 

A la hora de efectuar el inventario, el funcionamiento es prácticamente idéntico a cuando utilizaba un sistema de almacenaje no automático, con la única diferencia que ahora los operarios ya no tienen que leer manualmente los códigos de barras de la mercadería. ¿Cómo es posible? Gracias al puesto de inspección de entrada, responsable de comprobar el estado de los pallets, leer el código de barras de cada producto y transmitir los datos al WMS (que, a su vez, los vuelca en la base de datos del ERP).


Con cada entrada y salida de un artículo del depósito a través de los transportadores de pallets, se registra un cambio del número de unidades disponibles en stock: la cantidad que entra y el stock final o las cantidades que salen y el stock restante. Como resultado, la trazabilidad de un producto dentro del depósito automático es total. Esto hace que se incremente la seguridad de la mercadería, se controlen mejor los riesgos y se garantice la calidad de los procesos y productos. El elevado grado de robotización hace que Conservas Márquez disponga de un inventario permanente y actualizado en tiempo real.

Los PIE ayudan a mantener el inventario permanentemente actualizado de manera automática
Los PIE ayudan a mantener el inventario permanentemente actualizado de manera automática

WMS, el aliado perfecto para tu inventario

La gestión del inventario es uno de los pilares fundamentales de la cadena de suministro. Al calcular cuántos artículos la compañía debe mantener en stock, se asegura una mayor fluidez en las operativas y se evitan interrupciones y demoras. 

Easy WMS de Mecalux es el software con el que podrás disponer de un inventario permanente actualizado. Además, ofrece diferentes módulos como, por ejemplo, Store Fulfillment, con el que podrás sincronizar el stock de tu depósito con tus tiendas. De ese modo, el inventario queda asociado al registro de ventas, por lo que cada vez que se vende un producto el sistema lo descuenta del stock. Contacta con nosotros para que te asesoremos sobre las prestaciones de este software y sobre cómo te puede ayudar a controlar tu inventario en tiempo real.