App de inventario: el stock bajo control

01 octubre 2021

Una app de inventario es una herramienta para gestionar toda la información relativa a la mercadería del depósito. Con ella, cualquier compañía puede hacer una óptima gestión del inventario, tarea indispensable para mantener la rentabilidad del negocio.

En este artículo veremos cómo las empresas recurren a las apps de inventario para conocer qué productos tienen en su depósitoy así planificar y organizar mejor los flujos de mercadería.

¿Qué es una app de inventario y para qué sirve?

Una app de inventario es un software dedicado a controlar y gestionar el stock en el depósito. La gestión del inventario es una de las operativas cruciales para cualquier negocio: conocer qué productos están disponibles en el depósito y organizarlos de forma correcta influye sobre todas las actividades que se desarrollan en la compañía. Hacer inventario es una tarea cada vez más compleja, sobre todo en empresas con un número elevado de productos y con transacciones en distintos canales. En estos casos, la gestión manual del inventario puede ser contraproducente.

Por este motivo, las empresas recurren a soluciones digitales como las que ofrecen las aplicaciones de inventario, con el objetivo de automatizar la entrada, búsqueda y visualización de los productos almacenados en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. La aplicación hace un seguimiento de las entradas y salidas de materias primas y productos acabados, controlando la trazabilidad de la mercadería y, por tanto, registrando los procesos que supera cada artículo.

Estos programas incorporan un método para identificar los artículos ─ya sean códigos de barras o códigos QR─ y también cuentan con una base de datos donde se centraliza toda la información relacionada con el stock (entradas, salidas, referencias disponibles, movimientos que se han hecho dentro del depósito...). Igualmente, disponen de funcionalidades como, por ejemplo, la capacidad para organizar los productos en el depósito según el método ABC, para generar etiquetas o para aplicar el método de trabajo just-in-time.

Utilizar una app de inventario ofrece múltiples beneficios. Al escanear las etiquetas de códigos de barras de los productos, por ejemplo, se elimina la introducción manual de datos, reduciendo errores humanos y mejorando la eficiencia. Además, la base de datos mantiene actualizada la información relativa a los productos almacenados. Algo muy útil de este software es que tiene la capacidad de generar informes basados en las tendencias del mercado para realizar una planificación de la demanda ajustada.

Con la <em> app de inventario </em> se conocen los productos almacenados y sus cantidades
Con la app de inventario se conocen los productos almacenados y sus cantidades

6 características que debe tener una app de inventario

En el mercado se pueden encontrar multitud de apps de inventario, por lo que para elegir la solución idónea para nuestro negocio deben analizarse sus características y funcionalidades en detalle. Antes de tomar una decisión, es fundamental tener en cuenta ciertas consideraciones:

  • Actualización del stock en tiempo real. La app se actualiza en tiempo real con información precisa sobre la situación de cada una de las existencias del depósito. La digitalización debe proporcionar un inventario permanente ─en otras palabras, disponer de un recuento constante del stock─ para evitar fallos o descuadres que provoquen retrasos en las entregas de los pedidos.
  • Eliminación de tareas manuales. La gestión manual del inventario a través de estrategias como el control de stock con Excel es un trabajo tedioso que conlleva un riesgo muy elevado de cometer errores. Una aplicación de inventario debe simplificar y automatizar la gestión del stock: para acceder a la información detallada, tan solo hay que leer el código de barras ─el estándar en logística es el GS1-128, antes conocido como EAN-128─ o un código QR mediante un terminal de radiofrecuencia.
  • Análisis del estado del stock. Con esta información, la empresa puede evaluar el desempeño de su depósito y conocer los hábitos de los clientes. Una app de inventario debe recopilar información útil que permita calcular la planificación de la demanda y tomar decisiones para mejorar las operativas.
  • Integración con otras plataformas. La app ha de poder integrarse con el sistema de gestión de la empresa ─por ejemplo, el ERP─ para conocer cuántos productos hay en stock y, así, organizar el aprovisionamiento y asegurar la distribución de los pedidos a los clientes.
  • Fácil accesibilidad para los usuarios. La aplicación de inventario es una herramienta destinada a simplificar el trabajo de los operarios y que debe adaptarse al número de trabajadores del depósito. Los operarios han de poder emplearla en cualquier momento, incluso si el negocio es estacional y, por tanto, hay épocas con más empleados. Para que sea eficaz, la app tiene que garantizar el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet como, por ejemplo, terminales de radiofrecuencia, tablets o teléfonos móviles.
  • Generación de estadísticas. Si la app incorpora la funcionalidad de generar estadísticas y reportes, la empresa dispone de información objetiva sobre sus productos. De este modo, puede tomar decisiones de mejora de su negocio como, por ejemplo, decidir la estrategia de abastecimiento idónea.

Una app para control de inventario es una herramienta que busca potenciar el crecimiento del negocio. La información es poder y, con un registro tan estricto de los productos, la empresa puede beneficiarse de una cadena de suministro mucho más fluida que le permita garantizar las entregas a los clientes.

La app de inventario sobresale por su usabilidad a la hora de calcular las referencias almacenadas
La app de inventario sobresale por su usabilidad a la hora de calcular las referencias almacenadas

¿App de inventario o software de gestión de depósitos?

Existen numerosas aplicaciones para hacer inventario, adaptadas a los distintos sistemas operativos del mercado. Sin embargo, es inevitable cuestionarse: ¿es suficiente contar con un programa de estas características para organizar toda la mercadería del depósito?

Aunque las apps de inventario proporcionan numerosas ventajas, un software de gestión de depósitos (WMS) es una herramienta mucho más avanzada, ya que integra las funcionalidades básicas de una app de inventario (hacer un seguimiento de la trazabilidad y llevar un registro de las entradas y salidas de los productos) y, al mismo tiempo, es capaz de enviar instrucciones a los operarios sobre cómo hacer cada trabajo.

Cada vez más empresas dotan sus instalaciones logísticas de un WMS: según un estudio de la consultora IndustryARC, el mercado de los sistemas de gestión de depósitos crecerá en un 15% entre 2020 y 2025. El auge de la logística 4.0 y la expansión del e-commerce han obligado a las empresas a optimizar todos los procesos de la cadena de suministro con la ayuda de la tecnología.

Un software de gestión de depósitos es un sistema escalable, que se actualiza sin cese para afrontar los cambios del mercado y del depósito: incremento de las ventas, incorporación de nuevas tecnologías, e-commerce, etc. Asimismo, dispone de funcionalidades adicionales para gestionar todas las áreas de trabajo de cualquier depósito, por muy complejo que pueda ser. En el caso de Easy WMS, el sistema de Mecalux, el sistema puede personalizarse con módulos que responden a las especificidades reales de cada depósito.

Digitalización del inventario para una logística en transformación

Ante una cadena de suministro en constante cambio, con retos como la estrategia omnicanal, las empresas necesitan una solución capaz de impulsar su negocio. Ahora bien, ¿basta una app de inventario para afrontar las nuevas demandas del mercado y atender a los clientes sin demora? Si bien es una solución adecuada para llevar un control de los productos almacenados, lo cierto es que no ofrece un control global de los procesos del depósito.

La solución más eficaz para adecuar las operativas del depósito a las necesidades de los clientes es un software de gestión de depósitos como Easy WMS, una tecnología que supervisa el estado de la mercadería en el depósito y, a su vez, optimiza todas las operativas. Este sistema hace un seguimiento del inventario y, simultáneamente, envía instrucciones precisas a los operarios sobre cómo hacer cada tarea de forma rápida y sin equivocaciones.

Si necesitas mejorar la gestión de tu inventario y tener un control estricto de la mercadería, contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo nuestro software puede ayudarte a llevar al máximo el rendimiento de tu depósito.