Iron Mountain, plataforma logística para la gestión documental

01/04/2014

Gestionar y custodiar los archivos de otras compañías es uno de los cometidos de Iron Mountain. En unos de sus centros, el madrileño de Daganzo de Arriba, los módulos de las estanterías de paletización, repletos de cajas con documentos y archivadores, se prolongan hasta que no alcanza la vista.

Se trata de un diseño a medida con seis entreplantas donde a partir de dos pasillos anchos en forma de cruz se accede a todos los restantes, mucho más estrechos para optimizar cada metro cuadrado disponible. El resultado, por ahora, proporciona una capacidad de casi 500.000 cajas, cuyo interior puede ser consultado, que son controladas y gestionadas por un software especial.

Iron Mountain lleva medio siglo ocupándose de custodiar y gestionar los archivos de cientos de empresas grandes y pequeñas de todo el mundo. En nuestro país comenzó a ofrecer sus servicios en el año 2000 tras la integración de tres compañías: el grupo Datavault, dedicado a esta misma actividad en España desde 1991, Documentalia, especializada en la gestión clínica del sector, y Boston Data, consagrada a la gestión y custodia de soportes magnéticos.

Fue así como se agruparon estas tres líneas de negocio tras el nombre de Iron Mountain España. Tal es la utilidad de estos servicios que la empresa, en todo el mundo, almacena, gestiona y protege más de 4.900.000 m3 de documentos empresariales para unos 120.000 clientes, desde pequeños emprendedores, hasta pymes, industrias, instituciones o gobiernos.

La sede española de la empresa se encuentra en la localidad madrileña de Alcobendas, al igual que la plataforma logística para el archivo de soportes magnéticos. Las historias clínicas se custodian en otro centro ubicado en la misma comunidad en el polígono industrial de Rivasvaciamadrid.

Con el fin de desarrollar esta tercera pata del negocio, Iron Mountain compró, hace unos dos años, un terreno de 10.000 m2 en Daganzo de Arriba (Madrid) tras ver como sus instalaciones se quedaban pequeñas con la llegada de nuevos clientes; hoy ya cuenta con 800. En esta superficie se construyó una nave de 6.500 m2 de superficie en cuyo interior se ha ido levantando, por fases, el sistema de almacenaje.

 Es decir, se están instalado las estanterías al mismo ritmo que aumenta la cartera de clientes. Bancos, constructoras, bufetes de abogados, aseguradoras, empresas de servicios, etc., todos ellos han decidido externalizar el almacenaje y la gestión de sus archivos de dos formas: con la centralización en estas instalaciones de sus expedientes y documentos de ámbito nacional –por ejemplo, ellos mismos se ocupan de agruparlos en su central de la Comunidad de Madrid a través de sus valijas internas– o utilizando cada una de las seis dependencias provinciales de Iron Mountain localizadas en Bilbao, Sevilla, Zaragoza, Talavera, Córdoba y Granada.

Por otra parte, la nave se ha acondicionado con todas las medidas de seguridad que comporta la actividad que se desarrolla (detectores volumétricos, alarmas, cámaras, etc.). No sólo se trata de los sistemas convencionales de vigilancia sino que ha sido necesaria la elaboración de un ajustado plan de prevención de incendios. Y es que todo lo que aquí se guarda es papel que además está archivado en cajas, de distintos tamaños, pero de cartón.

De este modo, la iluminación se activa al detectar el paso de los operarios evitando un posible calentamiento, las pantallas de las luminarias son estancas, tubos de acero protegen la instalación eléctrica y, entre otros sistemas, unos 7.000 sprinklers –un número que aumentará con los nuevos pasillos de estanterías–, conectados a dos grandes depósitos con 450 m3 de agua, evitarán la posible propagación del fuego.

"Habitualmente, los clientes almacenan sus documentos en espacios de sus edificios que no cuentan con las mismas condiciones de seguridad que nosotros ofrecemos", incide Nicolás Sánchez, director de operaciones de la zona sur de Iron Mountain. 'Customer Service' directo o virtual "Toda la operativa se pone en marcha en el centro de producción o Customer Service de Daganzo", explica José María Bermejo, director general de Iron Mountain España.

"Este departamento es el corazón de la casa –añade–, en él se reciben las órdenes de trabajo de los clientes que han subcontratado la custodia documental". A partir de aquí, cualquier movimiento gira alrededor del SafeKeeperPLUS, un sistema informático propio de gestión de documentos e información.

Los clientes han decidido despejar sus oficinas de cajas y archivadores para rentabilizar al máximo sus superficies de trabajo. Sin embargo, esto no supone separase definitiva o eventualmente de sus documentos sino que se trata de una cómoda y ventajosa prolongación de la oficina: a través de Internet, del programa SafeKeeperPLUS y mediante unas claves de acceso, pueden solicitar la recogida de los archivadores, actualizar sus inventarios, asegurarse de que la descripción de los expedientes es correcta o editarla, reclamar documentos individuales o cajas completas para su consulta, programar su destrucción, hacer informes personalizados, etc.

Del mismo modo, este sistema permite buscar archivos por fecha, departamento o división e identifica los informes a destruir, reduciendo la responsabilidad que ello supone y eliminando costes innecesarios de almacenamiento. Una vez el Customer Service recibe, por ejemplo, la orden de recogida de documentación, a través del 61 BestPractices fax o del SafeKeeperPLUS, al día siguiente se presentan en casa del cliente unos archivistas especializados que se ocuparán de organizar e identificar mediante códigos estos documentos –en ocasiones, es el mismo personal del cliente quien se ocupa de ello–. De esta forma, junto al cliente se elabora una hoja de inventario que se adjunta a la carpeta de registros entrantes.

Todo ello lo recoge después un transportista de Iron Mountain para llevarlo hasta Daganzo con los expedientes físicos agrupados en cajas de cartón o en archivadores. Al llegar al centro de custodia se realiza una verificación a través de los inventarios de recogida, para comprobar que han llegado las unidades exactas, asimismo se hace un control de calidad mediante una acción aleatoria con el fin de cerciorarse de que el contenido de una serie de contenedores coincide con el inventario.

Todo ello antes de proceder a su ubicación y control por parte del SafeKeeperPLUS. Con anterioridad, la compañía se ha reunido con su cliente para acordar con qué tipo de documentos se va a trabajar (albaranes, facturas, recibos, pólizas, expedientes, etc.), cómo identificar esta tipología y el departamento o la división a la que pertenecen, qué cajas o embalajes serán los más oportunos –Iron Mountain aconseja utilizar los suyos porque aprovecha al límite el espacio disponible; una rentabilidad que supone para el cliente pagar el precio adecuado por la custodia–, cuándo han de destruirse aproximadamente (según determina la legislación actual) y qué movimiento conllevarán.

El archivo se califica como vivo, semiactivo o pasivo, dependiendo de la frecuencia de consulta. Es probable que el cliente no reclame nunca una factura si no es fruto de una inspección, sin embargo, una póliza de un seguro o un contrato puede permanecer "abierto" indefinidamente; habrá que adjuntar las renovaciones, los pagos o las modificaciones.

Además, se define qué personas serán las encargadas de ordenar estas recogidas, solicitar las cajas de Iron Mountain para archivar, reclamar documentos de consulta, etc. A cada una de ellas se le asignan unas claves para trabajar con seguridad a través de la Red o se certifica su firma si es el fax la herramienta de comunicación. Sólo se emplean estos dos métodos, nunca el teléfono.

"No hay que olvidar que aunque no custodiamos los documentos más críticos de las empresas, sí se trata de información confidencial", subraya José María Bermejo. Una vez se recepciona en el almacén la mercancía, con un lector de código de barras se realiza el escaneo de los códigos de las cajas y los de las hojas de inventario.

Tras comprobar que coincide lo recibido con el mensaje emitido por el cliente a través de Internet, el sistema de gestión ordena la ubicación de la nueva documentación. Como en cualquier instalación de este tipo, dependiendo del movimiento que va a sufrir la carga, se colocará en una u otra.

Es decir, en Iron Mountain también se ha organizado la superficie para asumir la operativa que conlleva el archivo pasivo (con un índice de movimientos de consulta bajo: se utilizan cajas de cartón estandarizadas por lo que la manipulación manual es mínima), el semiactivo (el volumen de consultas es constante pero no continuo) y el activo o vivo (el movimiento de consultas es diario: se emplean carpetas o pequeños archivadores que dejan a la vista los documentos).

Por ello, el acceso a la documentación mejora dependiendo del método de almacenaje empleado. El sistema ordena la ubicación en huecos libres o en las nuevas estanterías que se van instalando. En febrero de 2004, la capacidad de almacenaje era de 458.000 cajas.  No obstante, el objetivo de la compañía es llegar al millón hasta cubrir el total de la superficie disponible, por lo que casi mensualmente se van añadiendo pasillos a la estructura existente.

Por otro lado, cuando llegan expedientes devueltos por el cliente porque los había solicitado para consultarlos vuelven a su lugar original a no ser que se trate de una caja completa que ocupará una ubicación nueva. También se da el caso de recibir documentos para el archivo vivo; por ejemplo, porque forman parte de una póliza ya archivada y tendrán que adjuntarse a ella. De cualquier forma, todo está informatizado.

A continuación, tras el almacenaje correspondiente, el operario lee el código de barras del hueco y el de la mercancía con una pistola de radiofrecuencia de modo que queda registrado el movimiento en el sistema de gestión.

Todos los días, al finalizar la jornada, se editan varios listados como forma de control de la operativa logística: indican los movimientos que quedan pendientes de realizar para el día siguiente, los documentos enviados a los clientes para su consulta que todavía no han sido devueltos, los expedientes con fecha de destrucción vencida que hay que reconfirmar su eliminación definitiva, etc.

La organización del almacén La nave que Iron Mountain ha construido para custodiar documentos dispone de una altura de 16 m. Lógicamente, a la hora de planificar la organización de los espacios se ha tenido en cuenta esta altura pero también el tipo de mercancía que aquí se almacena. Las cajas o archivadores llegan de los clientes en paletas pero se ubican sin ellas. De este modo se han podido estrechar al máximo los pasillos.

Tampoco se ha edificado un almacén convencional. Se han utilizado estanterías de paletización con paneles de picking galvanizados (dispuestos encima de los largueros en vez de tableros aglomerados de madera), que no propagan el fuego, a modo de baldas, para colocar las cajas o los archivadores. Aprovechando la altura de la nave y a partir de las estanterías, se han levantado seis entreplantas de 2,5 m de altura con suelos y escaleras de ángulo ranurado.

También se ha instalado un montacargas. Las plantas tienen dos niveles de carga para colocar en cado uno de tres a cuatro cajas en altura, una profundidad para tres unidades y siete posiciones a lo ancho de los módulos.

Todo ello si se emplea la caja propia de Iron Mountain. En ocasiones, los clientes prefieren utilizar sus embalajes con lo que no se optimiza al máximo el espacio. A medida que ha ido pasando el tiempo desde la inauguración de la nave se está completando la estructura ocupando espacios de unos 625 m2 como si de un mecano se tratara.

Eso sí, siempre respetando las seis plantas y el diseño general; a vista de pájaro cada una cuenta con dos pasillos en forma de cruz de 2.900 mm de ancho de los que parten los restantes de 0,80 mm, mucho más estrechos. "Por los primeros circulan los operarios con transpaletas cargadas con las cajas organizadas en paletas, que después van deshaciendo para pasar las unidades a carritos ligeros y acceder a los demás pasillos", detalla Nicolás Sánchez.

De esta forma, "se ha aprovechado cada metro cuadrado", apunta. Otro dato relevante es que los bastidores que soportan el suelo de los pasillos anchos aguantan un peso de 1.200 kg/m2 mientras que los de los estrechos 250 kg/m2. En estos espacios descritos se ubican el archivo pasivo y el semiactivo. Para el activo se ha erigido otro tipo de estructura encima de una de las oficinas.

En este caso no se manipulan cajas sino directamente documentos y carpetas. Por este motivo, enlazando con los pasillos de las tres plantas superiores anteriores se han levantado otras tres plantas con estanterías, suelo y escaleras de ángulo ranurado. Lo que es distinto es la distribución de los huecos.

En esta zona también se trabaja con radiofrecuencia aunque cualquier movimiento, de los 300 ó 400 diarios, está más enfocado al documento. Las referencias de los clientes abarcan zonas determinadas –en el resto del almacén la ubicación es aleatoria– y, por ejemplo, sus contratos están archivados y numerados en pequeñas carpetas uno detrás de otro.

Cuando los operarios extraen un documento concreto porque lo ha solicitado el cliente para su consulta, el movimiento queda registrado informáticamente, pero también de forma física a través de un testigo para facilitar su reubicación manual. Por lo general, "en el archivo vivo supone un coste inferior consultar que almacenar, al contrario que en el pasivo. Lógicamente, cuesta menos colocar o extraer un documento de una carpeta colocada en la estantería que buscarlo en una caja", comenta José María Bermejo.

En cuanto a movimientos, en el conjunto de estas instalaciones a diario se produce la llegada de unas 500 cajas y se realizan alrededor de 300 consultas. Los transportes de recepción y envío se resuelven a partir de cuatro furgonetas propias cuyo ámbito de trabajo es la Comunidad de Madrid, que se suman a las 10 de las otras dos divisiones de la compañía: custodia de documentación clínica y de soportes magnéticos.

Aunque cada negocio funciona de forma independiente sí se aprovechan sinergias en materia de transporte. "Con estos medios es suficiente; las consultas urgentes de los clientes se cumplen a las tres horas y las restantes a las 24. Lo que procuramos es que dicha urgencia sea real porque si no tendríamos que duplicar la flota y el personal", constata Nicolás Sánchez. A estos servicios se suma la iniciativa que está desarrollando Iron Mountain y que se pondrá en funcionamiento en breve.

Se trata de la posibilidad de digitalizar ciertos documentos para obtener un almacén de imágenes. Esta opción será de gran utilidad para aquellos clientes que necesitan realizar muchas consultas por el ahorro que supondrá en cuanto a los movimientos de los operarios. "De todos modos, por motivos legales, casi siempre se ha de conservar el documento original", concluye José María Bermejo.