Eurofred soluciona su logística

10/10/2011

 

Eurofred ha decidido asumir su logística para atender a clientes y delegaciones externalizando exclusivamente la contratación de los operarios de sus almacenes. En el de Valls (Barcelona), inaugurado en 2005 y de unos 45.000 m 2, se trabaja con radiofrecuencia y se han instalado tanto estanterías compactas como de paletización.

El grupo Eurofred comercializa equipos de climatización, de refrigeración, de catering y equipamientos para el ámbito profesional relacionados con el frío comercial, la hostelería, la heladería, la pastelería... Con diez delegaciones, repartidas por toda España, otra en Canarias y tres en el extranjero (Francia, Portugal e Inglaterra) debe hacer frente a las ventas que se producen, las cuales aumentan año tras año. De este modo, dispone de un almacén propio en cada una de estas delegaciones menos en la inglesa, que por el momento trabaja con un operador logístico.

Se trata de una nueva organización de las infraestructuras para el suministro de hasta 3.000 referencias a clientes muy diversos, que incluso pueden llegar a recoger el producto en las instalaciones de almacenaje de dichas delegaciones. Son instaladores, frigoristas, electricistas y fontaneros pero también se trabaja directamente con las grandes superficies.

 Y es que el grupo lo forman cuatro empresas, cada una dedicada a una actividad concreta: Eurofred (que vende al instalador frigorista), Daitsu (destinada al instalador eléctrico, también es una marca propia), Hiyasu (al instalador de fontanería) y Teknosacura (a la gran superficie). Por el momento, el grupo dispone de un elevado número de metros cuadrados orientados a la operativa logística: 21.000 m2 en Cervelló, 45.000 m2 en Valls, ambas en Barcelona, y 47.000 m2 en Santa Oliva (Tarragona), este último inaugurado en mayo pasado. Los cambios emprendidos han sido muy significativos.

Una planificación perfecta

En principio, sólo contaba con los almacenes de Cervelló (en el que se gestionaba con recursos propios el producto de la empresa Eurofred) y los de las delegaciones, con 6.000 m2 el de Madrid y un tamaño inferior los restantes. El resto de la operativa de las otras tres compañías estaba externalizado, eran operadores logísticos los que se hacían cargo, y ahora el funcionamiento es bien distinto.

"Se ha diseñado un proceso, que se inició con el almacén piloto de Cervelló, muy robusto y sobre todo más económico en cuanto al nivel de costes. La regla básica es que en todos los centros los jefes y los mandos intermedios pertenecen a la plantilla, en cambio, los operarios son subcontratados a una empresa especializada", detalla Eduard Sánchez, director de operaciones de Eurofred.

Y continúa: "Además, el servicio se paga por operación efectuada (por carga de paleta realizada, por descarga, por pedido terminado, etc.), y no por persona contratada". Para ello, es básica la planificación: "Evidentemente –añade Eduard Sánchez–, se efectúan previsiones semanales que suelen implicar tareas muy regulares pero también hay que cubrir puntas de trabajo".

Poniendo los números sobre la mesa, el problema, que se debe a la estacionalidad, se refleja claramente porque lo que se necesitaba era una mayor flexibilidad, que es lo que aporta la subcontratación de algunas operaciones concretas. En la campaña de venta, que dura aproximadamente seis meses, en un centro pueden trabajar hasta 30 personas, pero la plantilla se reduce drásticamente hasta diez operarios en los seis meses siguientes.

Con el fin de ir abandonando la externalización de la logística se decidió firmar un alquiler por diez años de las plataformas de Valls y de Santa Oliva. De este modo, entre estos dos almacenes, el de Cervelló y los de las delegaciones, podría asumirse la distribución a los clientes de las cuatro compañías del grupo Eurofred. Incluso así, cada uno dispone de mayor número de unidades en stock de aquellas referencias que más se venden en el área geográfica en el que se encuentra. Esto es una gran ventaja de cara al cliente porque algunos pedidos que se hacen por la mañana pueden servirse por la tarde, sin llegar a cumplir la entrega establecida de 24 horas.

 

Un centro dedicado

Para escribir este reportaje nos hemos centrado en las instalaciones catalanas de Valls, cuya puesta en marcha se remonta a poco menos de un año: se inauguró en agosto de 2005. Este centro se ocupa exclusivamente de almacenar todas las referencias relativas a la climatización (aire acondicionado) tanto doméstica como de tipo industrial.

Casi todas las marcas con las que se provee la firma son asiáticas, por tanto la mercancía llega en barco al puerto de Barcelona. Como continuación a la problemática estacional de estos productos, cabe destacar que hay dos campañas muy señaladas: la de abastecimiento, en la que se reciben unos 15 contenedores diarios, que comienza en enero y se alarga hasta Semana Santa, y la de venta, que se inicia tras dicha semana y concluye al finalizar el verano.

En las instalaciones nuevas de Valls no se ha establecido un orden de las referencias, sino que el almacenaje es completamente caótico, siendo el Sistema de Gestión del Almacén (SGA) el que se ocupa de administrarlo de la forma más óptima posible.

Secciones gemelas

La plataforma consta de dos naves de muy grandes dimensiones, que a su vez se han di vidido por motivos de seguridad. La primera se compone de dos zonas gemelas que están separadas por un tabique pero comunicadas por tres puertas peatonales y otra puerta para el paso de la maquinaria de manutención.

Esta primera dependencia se emplea para almacenar las unidades en el stock de reserva, de modo que para ello se han instalado seis grupos de estanterías compactas en cada una de las dos zonas, lo que ha aportado una capacidad de 24.968 paletas. La descarga se hace a través de 19 muelles y se emplea aquél que se encuentra más cercano a la estantería en la que se ha previsto ubicar la carga recién llegada.

También se ha despejado un área para emprender operaciones de cross-docking. "Son unidades que han llegado a Valls pero deben enviarse a los almacenes de Madrid o Sevilla, por ejemplo, para su reaprovisionamiento", detalla Sánchez. Por tanto, se descarga el material del contenedor y se paletiza.

En cuanto a la segunda de las plataformas, que está separada de la recién descrita por un pasillo exterior, se utiliza para la preparación de los pedidos. Con esta finalidad, en cada una de las tres naves gemelas que la componen se han levantado 24 estanterías de paletización. Al igual que en el área de stock, todas cuentan con una playa de salidas y siete muelles de carga (en total 21), pero sólo una está dotada de una zona de entradas con cinco muelles de descarga.

 

Red de almacenes

Desde estas instalaciones centrales de Valls se abastece a los clientes de las cuatro compañías del grupo. No obstante, "el sistema de gestión está preparado para suministrar cada pedido desde el almacén más cercano al domicilio de entrega buscando el siguiente centro de mayor cercanía en caso de que el primero no disponga de unidades en stock. La finalidad es optimizar costes de transporte", subraya Eduard Sánchez.

Es decir, las solicitudes emitidas por parte de los clientes valencianos las recibirá el almacén de esta provincia y rebotarán al siguiente por cercanía en caso de falta de unidades. Esta misma política se aplica cuando hay días festivos en ciertas provincias. El sistema está diseñado para poner en marcha una estrategia de rebote por proximidad al cliente, de modo que es capaz de desviar los pedidos a otro centro si está colapsado de trabajo al que llegaron en un principio. Lo que se intenta es redistribuir el trabajo con rutas muy dinámicas. Sánchez es tajante: "La regla básica es: garantizar el suministro a los clientes".

 

Playa de entradas

Lo habitual es que la mercancía que llega a las instalaciones de Valls se recepciona en la playa de entradas de las naves que disponen de estanterías compactas. "Aunque trabajamos con la premisa de reducir al máximo los movimientos que sufre la mercancía", comenta Eduard Sánchez. Por tanto, en ocasiones, la carga recién llegada se recibe en la nave continua (en su playa de entradas), la destinada al picking, porque es necesario reaprovisionar inmediatamente las posiciones que han quedado vacías para preparar los pedidos.

También puede ser que se trate de una referencia que requiere muy pocas unidades en stock, con lo que se almacena directamente en las estanterías convencionales. Cabe recordar que para optimizar el sistema de almacenaje compacto es necesario que el número de productos de una misma referencia llene por lo menos una calle (aproximadamente 60 paletas).

Cada contenedor que envía un proveedor, cerrado con un precinto de seguridad, llega identificado con una matrícula e incluye un documento elaborado por el fabricante que refleja el contenido. Al vaciar la carga se comprueba y el sistema emite una etiqueta por cada bulto con información sobre él y su referencia.

"Los posibles errores en las recepciones se perciben cuando sobra alguna etiqueta tras haberlas pegado todas a sus correspondientes artículos", comenta Sánchez. La operación es sencilla, porque en un contenedor suele llegar una sola referencia o como mucho dos si es que se trata, por ejemplo, de los dos elementos que forman un aire acondicionado.

 

Movimientos previstos

En Valls ya se conoce de antemano la previsión de recepciones, con lo que también se asignan los huecos en las estanterías compactas –tal como se ha detallado, se hace una planificación semanal de las operaciones que también se comunica a la compañía que se ocupa de la subcontratación de los operarios–. Hay que tener presente que se compra a fabricantes asiáticos, los cuales envían la mercancía vía marítima y tras la emisión del pedido pueden pasar de tres a cuatro meses hasta su entrega.

Por otra parte, en la nave dispuesta para preparar pedidos, las unidades de mayor rotación se encuentran en los primeros niveles de carga, dejando los últimos y los más alejados de los muelles a las referencias cuyas ventas son esporádicas.

 

Pedidos internos y externos

En cuanto a las operaciones de picking, en esta plataforma se trabaja con dos modalidades: los pedidos que se mandan directamente a los clientes y el reaprovisionamiento de los almacenes. "El equipo de planificación, a partir de una 'foto' de cada uno de éstos, decide los reabastecimientos bajo una elaborada planificación", apunta el director de operaciones de Eurofred.

Por su parte, la nave destinada al stock de Valls también abastece las dependencias diseñadas para el picking. Entrando en detalles en la parte que corresponde a los encargos que emiten los clientes, la complejidad estriba en sus particularidades. Es muy extraño que dispongan de un almacén para albergar su stock, ni siquiera con los mínimos metros cuadrados.

Normalmente, son instaladores que solicitan la entrega en casa de sus clientes, es decir, en domicilios particulares, empresas, restaurantes, etc. Por tanto, piden una o pocas unidades. A diario, las delegaciones agrupan los pedidos recibidos y por la noche el SGA los redirecciona a los almacenes.

El sistema de gestión central de Eurofred además informa al comercial, en cuanto efectúa la petición del cliente, sobre dónde hay stock de esas unidades y en qué fecha podrán servirse. Volviendo a la operativa de Valls, el SGA redistribuye entre sus preparadores las operaciones de picking que se efectuarán.

Éstos trabajan con pistolas lectoras de código de barras por radiofrecuencia, con lo que no utilizan ninguna clase de papel. El SGA también es capaz de ejecutar las órdenes de preparación pedido a pedido o reunirlos en grupos. Todo depende de los recursos disponibles y de las referencias y las cantidades que incluya cada solicitud recibida.

 

Controles continuos

Los operarios recorren los pasillos de las estanterías de paletización, cogen las unidades que le indica la pantalla de la pistola de radiofrecuencia y las van dejando en la zona del área de expediciones que corresponda según la ruta de entrega. Otro operario distinto realiza una comprobación leyendo las etiquetas de los bultos para que a continuación el SGA pueda emitir una segunda etiqueta que incluye la información para el transporte (con la dirección de entrega).

Además, se lleva a cabo una siguiente lectura. Por un lado, se comprueba que tal etiqueta de transporte se ha colocado en la unidad que corresponde. Y por otro, se lee la etiqueta del fabricante que incorpora el número de serie de la máquina para trazar los pasos que sigue cada una en concreto.

De este modo, el sistema de gestión conserva todo el camino recorrido, una información que es necesaria para futuras reparaciones y para gestionar las garantías. También tiene en cuenta su posible variable logística, es decir, sucede que los fabricantes mejoran los productos sin ser percibida tal mejora a simple vista, pero conservan la misma identificación que tenía el modelo anterior.

Para evitar errores en cuanto a posibles reclamaciones o petición de piezas para los mantenimientos y reparaciones, el SGA tiene que ser capaz de aportar la trazabilidad exacta de cada unidad y para ello crea estas variables logísticas, añadiendo dos cifras a los números de serie. En el picking se trabaja con unidades de envío que son las mismas que caben en un camión. Finalmente, cuando éstas ya se cierran, tras las sucesivas lecturas, se carga la mercancía y se marcha el transporte.

 

Reabastecimiento

Los reaprovisionamientos a los almacenes de la compañía funcionan de un modo distinto. Lo normal es que se contrate el servicio de camiones completos con destino a cada uno de los centros (Madrid, Sevilla, Valencia, etc.) para llenarlos y optimizar el coste del transporte. El funcionamiento dentro de Valls es el mismo que si se estuviera trabajando con pedidos para entregar a clientes.

Lo que cambia es que no se hacen las lecturas con las pistolas de radiofrecuencia de los números de serie de las máquinas, ya que éstas siempre se ejecutan por parte del almacén que las entrega al cliente final, para que el sistema de gestión le asigne dicha serie. Por lo que se refiere a los plazos de entrega, las peticiones se sirven en 24 horas o en menos tiempo y pueden llegar a expedirse hasta 3.000 unidades de pedidos de venta. Asimismo, de estas instalaciones parten unos diez camiones diarios para reaprovisionamientos.

 

COMPACTAS PARA STOCK

El centro logístico de Valls (Barcelona) de la compañía Eurofred dispone de casi 46.000 m 2, una superficie que se encuentra dividida en dos naves, que además se han compartimentado. En la primera nave, seccionada en dos y destinada al stock, se han instalado estanterías compactas.

En conjunto, son 12 grupos con una longitud máxima de 40.423 mm y una altura de 10.000 mm. Según el grupo varía el número de calles –hay 22, 23 y 25– y cambia también su longitud desde los 8.400 mm hasta los 16.500 mm. Igualmente, dependiendo del grupo de compactas, disponen de una capacidad como para almacenar 10, 16 ó 20 paletas en profundidad, siendo una característica común en todos los casos los cuatro niveles de carga.

Gracias a todo este conjunto de compactas, esta nave de Eurofred, en la que se almacenan las reservas del stock, es capaz de albergar hasta 24.968 paletas.